PROSES PRODUKSI PADA PT. PRAKARSA ALAM SEGAR
NAMA : RATU AISYAH VRISCA
ANANDA
NPM : 17213322
KELAS : 3EA33
Profil Perusahaan
PT. Prakarsa Alam Segar yang beralamat di Jalan Raya
Kaliabang Bungur RT 001 RW 001 kelurahan Pejuang, kecamatan Medan Satria Kota
Bekasi Jawa Barat 17131 Telp : (021) 88872348 Fax : (021) 88976676. Jenis
produksi nya Mie
Instan (Mie Seddap), dengan jumlah karyawan perempuan sebanyak
2672 orang, jumlah karyawan laki – laki sebanyak 2511 orang, total
keseluruhan karyawan 5183 orang. Dengan line yang berproduksi sebanyak 16 line
dengan kapasitas produksi 220.000 Dus / hari. Daerah pemasaran yaitu : Pulau Jawa,
Sumatra dan Ekspor. PT. Prakarsa Alam Segar mempunyai kebijakan halal yakni
mempunyai itikad hanya membuat produk – produk yang bermutu dan halal
dikonsumsi oleh manusia / umat islam, oleh karenannya PT. Prakarsa Alam Segar
senantiasa hanya menggunakan bahan baku, alat produksi, proses produksi,
penyajian, penggudangan, transportasi yang dinyatakan halal menurut syariat
agama islam. Kebijakan keamanan pangan yang diterapkan PT. Prakarsa Alam Segar
yaitu PT. Prakarsa Alam Segar memastikan produk makanannya berqualitas, aman,
alami, sehat, bergizi dengan menerapkan ISO 22000 secara efektif. Adapun
sistem management PT.Prakarsa Alam Segar terdiri dari:
1. ISO 22000 (Keamanan
Pangan).
2. SJH (Sistem Jaminan
Halal).
3. ISO 9001 (Sistem
Management Mutu / Qualitas).
4. ISO 14001 (Sistem
Management Lingkungan) & OHSAS 18001 (Keselamatan, kesehatan Kerja).
5. 5 R (Ringkas, Rapi,
Resik, Rawat, Rajin).
Visi Perusahaan
PT. Prakarsa Alam Segar mempunyai visi membantu semua
lapisan masyarakat untuk mendapatkan makanan bermutu dan hidup lebih baik
(helping all levels sociaty to eat and live better).
Misi Perusahaan
Misi PT. Prakarsa Alam Segar yakni menjadi perusahaan
makanan Indonesia yang terkemuka dan terpercaya.
Warehouse atau
pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau
hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang
dihadapi dalam pengelolaan warehouse
adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan.
Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan
efisiensi penggunaan warehouse
agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai
perencanaan.
Manajemen logistik dan
Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah
perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang
setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan
pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan
secara keseluruhan. Inventory adalah
material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau
institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi.
Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya inventory
merupakan bagian yang besar dari total asset. Inventory sangat penting
bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20%
sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.
Tujuan dasar
dari inventory adalah memisahkan antara permintaan dan penawaran.
Inventory bertugas sebagai penyangga/perantara antara :
Permintaan
dan penawaran
Permintaan
pelanggan dan barang jadi
Barang
jadi dan ketersediaan komponen
Persyaratan
untuk suatu operasi dan output dari operasi sebelumnya
Bagian
dan material untuk memulai produksi dan persediaan material
Manajemen
inventory adalah suatu sistem yang bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengawasi
inventory mulai dari tahap raw material sampai ke pelanggan. Agar suatu
badan usaha memperoleh keuntungan yang optimum maka manajemen inventory harus
bertujuan sebagai berikut :
Pelayanan
pelanggan yang maksimal
Biaya
operasional pabrik yang rendah
Investasi
inventory yang minimal
Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisik
manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. Dalam beberapa kasus,
inventory mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi
lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsi sebagai pusat
distribusi. Untuk itu diperluakan suatu analisa proses untuk mencari solusi dan
penyebab ketidaksesuaian barang yang berpengaruh pada keuntungan dan performasi
gudang itu sendiri. Analisa dilakukan pada tiap bagian dalam gudang karena
untuk menemukan sekecil mungkin penyebab kesalahan atau penyimpangan prosedur
kerja. Setelah melakukan analisa diharapkan dapat menghasilkan suatu perubahan
dan perbaikan dari kesalahan atau penyimpangan yang terjadi sebelum dilakukan
analisa.
Bagian – bagian dalam gudang tersebut. Bagian – bagian
itu akan dibahas satu persatu, yaitu :
Good Receipt / Penerimaan
barang
Good receipt atau istilah penerimaan barang dari
Supplier dilakukan oleh admin yang bertugas melakukan penginputan hasil
penerimaan barang dari supplier sesuai laporan dari Pengawas Bongkar. Data
penunjang dari Penerimaan Barang ini berupa :
1. Memo Perintah Bongkar
2. Surat Perintah Bongkar
3. Form Berita Acara
Pemeriksaan Tepung
4.FRM-Tally Sheet
Tujuan bagian tersebut untuk memastikan bahan baku
yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan dengan mengutamakan Aspek
Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan. Penerimaan Bahan Baku merupakan
tugas dan Tanggung Jawab Pengawas Bongkar, Admin, Driver Forklift Foreman dan
Supervisor mulai dari Informasi Schedulle Kedatangan bahan baku (Fresh RM,
Tepung Lokal / Import, Tapioka dan Premix), persiapan sumber daya, Scanning
Barcode, Good Receipt, dan pembuatan laporan Penerimaan Bahan Baku.
Penyimpanan Bahan Baku
Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan baku
yang disimpan sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Penyimpanan Bahan Baku
merupakan tugas dan Tanggung Jawab Stock Controller, Admin, Driver Forklift
Foreman dan Supervisor mulai dari informasi jumlah barang yang diterima,
transfer ke dalam gudang, pembuatan dan pengisian kartu Stock, penyusunan bahan
baku, metode penyimpanan dan monitoring bahan baku.
Departemen Warehouse Raw material memiliki tempat
penyimpanan / Storage Location yang banyak, sehingga tiap gedung penyimpanan
memiliki nama yang berbeda secara Sytem, Berikut Nama Storage Location yang ada
di Departemen Warehouse Raw Material :
B00I = Gd G Tepung
B002 = Gd B Premix
B003 = Gd F Premix
B004 = Gd I Premix
B006 = Gd K Garpu
B008 = Gd Bawang
B010 = Gd M Tepung
B011 = Gd L Sambal
Pengeluaran Bahan Baku
Tujuan dari bagian ini adalah untuk memastikan bahan
baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan dengan mengutamakan
Aspek Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan.Pengeluaran Bahan Baku
merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan
Supervisor mulai dari menerima permintaan bahan baku sesuai reservasi,
melakukan transfer bahan baku, melakukan serah terima dengan departemen tujuan
dan melakukan pencatatan pengeluaran pada kartu stock.
Penanganan barang kembali
Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan baku
yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Penanganan barang kembali
merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan
Supervisor mulai dari menerima informasi barang kembali, melakukan validasi
fisik barang, melakukan pencatatan pada kartu stock. Memilah barang kembali
sesuai dengan statusnya. Mengidentifikasi dan koordinasi tindakan terhadap
barang kembali yang statusnya rejected dengan departemen terkait.
Pengeluaran Fresh RM ke
Pemotong
Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan baku
yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Pengeluaran Fresh RM
merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan
Supervisor mulai dari menerima permintaan pengeluaran bahan segar.
Mempersiapkan bahan segar sesuai dengan permintaan berdasarkan FIFO dan FEFO
sampai dengan mempersiapkan dokumen untuk pengeluarannya.
Metodologi Analisa
Dalam kegiatan analisa ini peserta menggunakan metode
terapan yakni analisa yang diarahkan atau bertujuan untuk menemukan sebanyak
mungkin informasi yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah. Dan juga jenis
penelitian Action Research
yakni penelitian yang digunakan untuk menemukan metode kerja yang paling
efektif dan efisien.
Analisa Proses
1. Good Receipt /
Penerimaan barang
Setelah dilakukan analisa ketidaksesuaian stock bisa
diakibatkan dari proses awal yaitu penerimaan barang masuk. Hal ini bisa
terjadi karena beberapa kesalahan yang terjadi seperti:
- Kesalahan input jumlah barang masuk.
- Fisik barang yang diterima tidak sesuai dengan form tally sheet (salah
penulisan).
- Terjadi selisih antara timbangan dengan gudang.
- Variant yang ada di SPB tidak sesuai dengan yang di bawa.
- Quantity SPB tidak sesuai dengan fisiknya.
- Sering terjadi kesalahan dalam nomor kendaraan yang tidak sesuai di
BAP kedatangan tepung.
- Kesalahan operator forklift meletakkan barang yang tidak sesuai
lokasi.
- Pada saat meletakkan barang ke lokasi terjadi benturan atau barang
jatuh dari ketinggian yang menyebabkan barang rusak dan saat memisahkan
barang yang rusak tidak melakukan koordinasi kepada bagian stock
control tentang jumlah barang yang rusak.
- Pada saat penerimaan barang masuk sering ditemukan barang reject,
basah, bocor dan berjamur.
Dari berbagai sebab diatas yang terdapat pada bagian
receiping maka dibuat solusi mengenai masalah tersebut, antara lain :
1) Memeriksa dan
memastikan semua dokumen dari setiap barang yang masuk sesuai dengan yang
diinput mengenai jenis barang, jumlah barang per batch, dan suppliernya.
2) Jika ada barang rusak
yang sedang dipindahkan atau pada saat meletakkan barang operator forklift
menjatuhkan barang atau menemukan barang baik kemasan maupun isinya yang rusak,
harap melaporkan barang tersebut ke bagian stock control guna pengidentifikasian
stock barang.
3) Pada penerimaan
barang hendaklah memeriksa dokumen dengan seksama untuk mencegah kekeliruan
mengenai jumlah dan jenis produk serta kode produk sehingga kesalahan input
barang tidak terjadi yang berdampak pada stock barang.
4) Untuk operator
forklift hendaknya meletakkan barang masuk sesuai dengan lokasi yang terdapat
pada putaway. Dan untuk barang yang belum mendapat lokasi hendaknya dipisahkan
dan dikelompokkan dalam 1 (satu) pallet dan diberi identitas yang jelas
mengenai nama barang dan jumlahnya.
2. Penyimpanan
Bahan Baku
Ketidaksesuaiaan dalam penyimpanan bahan baku ke
storage location dari bagian ini, disebabkan oleh beberapa faktor yaitu antara
lain :
- FIFO tidak teridentifikasi.
- Dalam 1(satu) lajur penyimpanan tercampur dengan material lain.
- Tidak ada standarisasi penyimpanan per pallet sehingga melebihi
kapasitas per palletnya.
- Penyimpanan material tidak sesuai dengan kondisi suhu di gudang.
- Dalam penyimpanan barang kurang memperhatikan jarak antara dinding
dengan produk.
Dari hasil analisa yang dilakukan pada bagian
penyimpanan bahan baku, maka diperoleh solusi untuk mengurangi ketidaksesuaian
dalam penyimpanan bahan baku yaitu :
1) Perlu dibuat
standarisasi mengenai kapasitas penyimpanan per pallet, dan lajur dalam
penyimpanan barang.
2) Perlu dibuat alat
pengukur kelembaban udara, guna mengetahui bahan baku apa saja yang perlu
disimpan di gudang dengan suhu dingin dan suhu yang standar.